Contract Management System aneb software pro evidenci smluv

Smlouvy jsou nedílnou součástí administrativních povinností všech firem a dalších právních subjektů. K tomu, aby byl v takových dokumentech pořádek, je třeba vytvořit vlastní interní systém. Vytvoření efektivního systému pak pomáhá software pro evidenci smluv neboli Contract Management System. Co všechny tyto programy umí a jak vám mohou pomoci?

Co je Contract Management System?

Contract Management System (CMS) neboli software pro evidenci smluv slouží k efektivnější správě a archivaci smluv, stejně jako souvisejících dokumentů. Přináší komplexní přehled nad všemi smlouvami i procesem jejich zpracování. Pro pohodlnější vytváření můžete využít šablony, které současně zajistí jednotnou podobu.

K jednotlivým smlouvám můžete vytvářet související úkoly, přidávat poznámky a příkládat dokumenty. Contract Management System usnadňuje také provádění revizí a hlídání případných termínů závazných plnění. Budete tak mít jistotu, že dostojíte všem svým závazkům. Smlouvy si navíc přehledně rozčleníte do kategorií nebo profiltrujete podle data sepsání a dalších parametrů.

Contract Management System můžete propojit s dalšími informačními systémy, jako je fakturační nebo objednávkový a vytvořit si kompletní infrastrukturu. Mimo tohoto propojení je možné systém napojit i na dodavatele či zákazníky a sdílet s nimi všechny potřebné informace, čímž usnadníte celý proces spolupráce.

Při realizaci formou webové aplikace se zbavíte nutnosti software pro evidenci smluv instalovat na jednotlivé počítače. K jeho spuštění vám postačí internetový prohlížeč, například Google Chrome, a připojení k internetu. Všechny potřebné informace tak budete mít vždy při sobě a přístupné z počítače, mobilu i tabletu.

Výhody používání systému na evidenci smluv

Předchozí odstavce již zmínily některé výhody, které s sebou Contract Management System a jeho nasazení do firmy přináší. Další z nich lze shrnout do následujících bodů:

• vytvoříte si centrální evidenci smluv i všech souvisejících dokumentů,
• smlouvy a potřebné dokumenty snadno najdete a uspořádáte do souvislých celků,
• ke všem podstatným informacím se dostanete odkudkoli, stejně jako vaši zaměstnanci (podle stanovených přístupových práv),
• získáte přehled nad plněním všech úkolů i jejich termíny plnění,
• usnadníte si archivaci.

A zrychlíte celý proces vytváření i schvalování. Pokud máte o vytvoření systému pro správu smluv zájem, tak nás neváhejte kontaktovat. Rádi se ujmeme jeho realizace, s využitím těch nejmodernějších technologií.