Jak digitalizovat facility management a energetiku ve výrobní firmě?

Facility management a energetiku ve výrobní firmě s více provozovnami lze digitalizovat pomocí softwaru na míru, který propojí správu majetku, údržby a spotřeby energií do jednoho systému. Takové řešení nahrazuje ruční evidenci v Excelu, umí predikovat náklady na základě historických dat a napojuje se na existující ERP systém. Výsledkem je přehled o stavu zařízení napříč všemi provozovnami na jednom místě a menší závislost na znalostech konkrétních zaměstnanců.

Co je facility management a proč ho výrobní firmy řeší softwarově

Facility management je souhrnné označení pro správu budov, technologických zařízení a souvisejících procesů, jako je údržba, revize, bezpečnost práce nebo evidence dokumentace. Ve firmě s více provozovnami, výrobními halami, sklady a technologickým vybavením typu chladicích zařízení, rozvoděn elektřiny nebo vysokozdvižných vozíků, objem dat rychle roste. Jakmile firma přidává další provozy, ruční správa v tabulkách přestává stačit.

Proč Excel přestává stačit na správu majetku ve firmě s více provozy

Mnoho výrobních firem dnes eviduje zařízení, revize i náklady na údržbu v Excelu, případně v kombinaci s ERP systémem, kde se náklady přiřazují jednotlivým nákladovým střediskům. Tento přístup má několik slabin. Chybí přehled napříč provozovnami, takže je těžké porovnat náklady na stejný typ zařízení na různých místech. Znalost o stavu a historii konkrétních strojů bývá soustředěná v hlavách několika dlouholetých zaměstnanců, a s jejich odchodem do důchodu o ni firma přichází. Plánování revizí a oprav probíhá manuálně a je náchylné k opomenutím.

Jak funguje mapování zařízení a majetku v digitálním facility systému

Prvním krokem při zavádění digitálního facility managementu je zmapování celého areálu a přiřazení kategorií jednotlivým zařízením, takzvaným assetům. Systém pak zobrazuje zařízení formou seznamu nebo přímo na mapě areálu či půdorysu budovy. Ke každému zařízení lze evidovat datum instalace, záruku, historii údržby i celkové náklady za zvolené období. Moderní řešení zjednodušují i hlášení závad. Technik vyfotí zařízení mobilním telefonem a systém pomocí rozpoznávání obrazu sám identifikuje, o jaké zařízení jde, případně i typ závady, například únik kapaliny. Uživatel jen potvrdí správnost a doplní popis, takže odpadá ruční vyhledávání v seznamu.

Preventivní, prediktivní a preskriptivní údržba: jaký je mezi nimi rozdíl

Údržba technologických zařízení prochází vývojem, který má tři úrovně:

• Preventivní údržba - je založená na pevně daném harmonogramu, například pravidelná revize bez ohledu na skutečné vytížení zařízení.
• Prediktivní údržba - využívá historická data a nahrané provozní hodiny k předpovědi, kdy bude údržba potřeba, ještě než dojde k poruše.
• Preskriptivní údržba - jde o krok dál. Nejenže předpoví, kdy bude zásah potřeba, ale navíc doporučí, jak situaci ovlivnit, například jak úprava provozního zatížení zařízení může termín nutné údržby oddálit.

Jak propojit facility management s ERP systémem přes API

ERP (Enterprise Resource Planning) je podnikový informační systém, který spravuje účetnictví, sklady, nákup nebo výrobu. Facility management software se dnes standardně napojuje na běžně používané ERP systémy prostřednictvím API, tedy rozhraní pro výměnu dat mezi systémy.

Propojení funguje obousměrně. Systém si z ERP může stahovat aktuální čerpání rozpočtu na investice (CAPEX) i provozní náklady (OPEX), a naopak do ERP odesílat data o nově vzniklých pracovních příkazech. Management tak má na jednom místě přehled, kolik z plánovaného rozpočtu na opravy nebo investice bylo vyčerpáno, aniž by musel data ručně přenášet mezi tabulkou a účetním systémem.

Jak funguje predikce spotřeby energie podle počasí ve výrobní firmě

Systém dokáže propojit spotřebu jednotlivých zařízení s předpovědí počasí, ať už z veřejně dostupných meteorologických modelů, nebo z vlastní meteostanice umístěné přímo v areálu. Chladicí a mrazicí zařízení totiž při vyšších teplotách potřebují výrazně víc energie než v zimě, a systém tuto souvislost dokáže predikovat dopředu.

Pokud firma vyrábí vlastní elektrickou energii, například pomocí fotovoltaiky, systém na základě předpovědi počasí odhadne, kdy vznikne přebytek výroby, a doporučí, jak ho využít, třeba přesunutím dobíjení elektrických vozíků do doby, kdy je energie k dispozici. Podmínkou přesnější predikce i zpětného vyhodnocení úspor je podružné měření, tedy osazení jednotlivých zařízení vlastním měřákem spotřeby.

Fleet management: správa vozového parku a vysokozdvižných vozíků v jednom systému

Stejný princip, jaký se používá u budov a technologických zařízení, lze uplatnit i na vozový park. Ke každému vozidlu nebo vysokozdvižnému vozíku lze evidovat dokumentaci, plánovat pravidelnou údržbu podle najetých motohodin nebo kilometrů a sledovat náklady na opravy v porovnání mezi jednotlivými pobočkami.

U firemních vozidel systém umí zjednodušit i vedení knihy jízd: řidič po jízdě jen vyfotí tachometr a systém dopočítá ujeté kilometry. Díky napojení na stejný systém jako zbytek facility managementu lze navíc porovnávat spotřebu elektrických vysokozdvižných vozíků v jednotlivých provozovnách v kontextu predikce spotřeby energie.

Modulární přístup: jak začít v menším a postupně systém rozšiřovat

Zavedení podobného systému neznamená, že firma musí od začátku sledovat všechno. Osvědčeným postupem je nejprve postavit základní jádro systému (takzvaný engine) pro jednu oblast, například správu zařízení v jedné provozovně, a teprve poté ho rozšiřovat o další moduly, jako je energetika nebo fleet management.

Nejnákladnější je právě první fáze, tedy vybudování jádra systému a jeho napojení na existující firemní systémy. Rozšíření o další provozovny nebo funkce je pak výrazně jednodušší, protože využívá už existující strukturu. Cena podobného řešení se obvykle stanovuje jako fixní částka odvozená od rozsahu funkcí a časové náročnosti vývoje, ne podle počtu uživatelů nebo lokalit.

Excel a papírová evidence vs. digitální facility management systém

• Data - Excel a ERP uchovávají data pro každou provozovnu zvlášť, zatímco digitální facility management nabízí centralizovaný přehled napříč všemi lokalitami.
• Náklady na údržbu - V Excelu se dohledávají ručně z faktur, digitální systém je počítá automaticky z historie objednávek a faktur.
• Znalost o zařízeních - Při evidenci v tabulkách bývá závislá na konkrétních zaměstnancích, zatímco v digitálním systému jsou historie i stav zařízení uloženy centrálně.
• Revize a termíny - V Excelu se hlídají v samostatných tabulkách, digitální systém je automaticky sleduje a upozorňuje na blížící se termíny.
• Predikce - Excel ani běžné ERP neposkytují predikci nákladů nebo spotřeby energie, zatímco digitální facility management využívá historická data k předpovědi budoucí spotřeby i nákladů na údržbu.

Jak poznat, že je čas na digitalizaci facility managementu

Poznáte, že je čas na digitalizaci facility managementu, pokud:

• evidenci zařízení, revizí a nákladů na údržbu vedete v Excelu nebo v kombinaci s ERP systémem,
• znalost o stavu a historii konkrétních strojů drží jen několik dlouholetých zaměstnanců,
• nedokážete jednoduše porovnat náklady na stejný typ zařízení mezi jednotlivými provozovnami,
• po výměně technologie nedokážete vyhodnotit, kolik energie nebo nákladů vám skutečně ušetřila,
• termíny revizí a plánovanou údržbu hlídáte ručně a spoléháte na to, že na ně někdo nezapomene,
• nemáte podružné měření spotřeby u klíčových zařízení, takže vidíte jen celkovou spotřebu areálu.

Shrnutí

Digitalizace facility managementu a energetiky znamená nahradit Excel a roztříštěnou evidenci jedním systémem, který propojuje správu majetku, údržbu, energie i vozový park. Řešení na míru se dá zavádět postupně, od jedné provozovny po celý areál, a napojit na existující ERP systém přes API. Díky historickým datům a predikcím tak firma snižuje závislost na znalostech konkrétních lidí a zároveň lépe plánuje náklady na údržbu i spotřebu energie.

Pokud řešíte podobnou situaci ve své firmě, rádi se s vámi pobavíme o vašich možnostech na nezávazné konzultaci.