K čemu slouží účetní informační systém a proč ho chtít?

Vedení účetnictví je nedílnou součástí veškerého podnikání. Každá firma nebo podnik si tak musí nutně vytvořit ucelený účetní systém, který bude systematicky vypovídat o všech souvisejících činnostech nebo transakcích. Prostředkem k zefektivnění všech těchto procesů jsou pak takzvané účetní informační systémy. Co vše umí a proč byste je měli chtít?

Co je účetní systém podniku

Účetní systém podniku je ucelený soubor navzájem propojených souvisejících prvků. Jedná se tedy o komplex veškerých faktur, dodávek a dalších dokumentů, které svou povahou spadají do kompetencí účetního oddělení podniku. Podoba konkrétního účetního systému je přímo závislá na dalších vlivech, ať už externího nebo interního charakteru.

Mezi externí vlivy, které účetní informační systém formují, patří legislativní úprava účetnictví, konkrétní požadavky na podobu jednotlivých výstupů, související hospodářské procesy nebo technické prostředky využívané v podniku či společnosti. Do interních vlivů pak patří nastavené účetní procesy, účetní záznamy, metody a používané nástroje.

Co je účetní informační systém

Účetní informační systém je prostředek správy výše zmíněného účetního systému podniku. Slouží ke shromažďování, evidenci, ukládání a zpracování dat s cílem jejich další distribuce, mezi všechny potřebné zaměstnance – například manažery. Pro zobrazení konkrétních dat můžete vytvořit vlastní hierarchii přístupových práv, díky nimž se k informacím skutečně dostanou pouze povolané osoby.

Hlavním smyslem účetního informačního systému je tedy komplexní zpracování účetní a ekonomické agendy. S jeho nasazením se vám tak do rukou dostává nástroj, pro systematizaci a zvýšení přehlednosti v účetnictví, stejně jako zjednodušení exportování výkazů pro dodavatele nebo úřady.

Výhody a využití účetního informačního systému

Nasazení účetního informačního systému vám tak v kostce přinese následující výhody:

• větší přehlednost a pořádek mezi doklady, s možností kontroly editovatelných údajů, kdy vám systém sám ohlásí případné chyby,
• rychlejší analytika a automatizace reportů, s možností využívání šablony,
• sestavení specifických účtovacích pravidel,
• automatická vazba na portály veřejné správy,
• integrace běžně používaných kancelářských programů, například Microsoft Excel.

Můžete si také vytvořit vlastní šablony, podle kterých účetní informační systém dané výkazy připraví. S integrací cloudu je navíc celý systém plně škálovatelný, což přijde vhod v případě dalšího růstu firmy nebo její expanzi na další trhy. 

Jak vybrat vhodný účetní informační systém

Při výběru vhodného účetního informačního systému byste měli brát v potaz zejména velikost podniku, předmět podnikatelské činnosti, typ vlastnictví a aktuální legislativu. Důležitý je ovšem také rozsah zachycovaných účetních informací a všech souvisejících procesů – aby systém dokázal splnit všechny interní požadavky.

Dále je při návrhu architektury účetní informačního systému dobré hledět na technické prostředky využívané k vedení účetnictví a možnosti jejich propojení se systémem. Účetní informační systém by měl zkrátka opsat všechny související interní procesy i postavení firmy na trhu, tak aby napomáhal maximálnímu zefektivnění prováděných činností.

Pokud o tvorbě účetního informačního systému pro svůj podnik uvažujete, tak nás neváhejte kontaktovat. Rádi s vámi probereme celý koncept a navrhneme pro vás vhodnou architekturu s využitím těch nejmodernějších technologií.