background design element dropbackground design element dropbackground design element drop

Proč a kdy zvolit fakturační systém (nejen) na zakázku?


Barbora Koďousková
Aktualizováno:15.11.2020· 5 min. čtení
Facebook iconTwitter iconLinkedIn icon

Fakturační systémy jsou efektivní náhradou ručního vytváření faktur a daňových dokladů prostřednictvím šablon nebo tabulkových procesorů, jako je například Microsoft Excel. Podívejte se na náš přehled, co to vlastně fakturační systém je a jaké výhody může přinést do vaší firmy.

Co je fakturační systém?

Fakturační systém (někdy také software) je soubor nástrojů určený k tvorbě a správě vydaných faktur či daňových dokladů. Patří do segmentu takzvaného Enterprise (podnikového) softwaru a má za cíl nahradit klasickou manuální fakturaci, při které jednotlivé údaje zadáváte ručně a následně je schraňujete ve složkách v počítači a podobně.

Mimo samotného vystavení faktury vám tak fakturační systém pomůže udržovat v účetnictví pořádek. Systémy obvykle obsahují šablony pro různé typy listin, jako jsou zálohové faktury nebo dobropisy. Nebudete si tedy již muset dohledávat všechny náležitosti, které by jednotlivé dokumenty měly obsahovat.

Některé fakturační systémy umožňují i tvorbu vlastních předloh. Toho můžete využít například k segmentaci cílové skupiny nebo nabízených služeb a jejich cen. Při účtování za stejnou službu různým klientům, můžete vycházet ze stejného zdroje, kam přidáte fakturační údaje nebo počet MJ.

Fakturační systémy jsou současně v mnoha případech postaveny na cloudovém řešení. Díky tomu budete mít své faktury, databázi klientů i ceník vždy po ruce. Můžete rovněž pohodlně fakturovat z počítače, mobilu i tabletu třeba na dovolené. Systémy umožňují i vytváření ceníků, jejichž položky lze pohodlně přidávat do faktury, aniž byste dohledávali další informace.

Výhody fakturačního systému aneb kdy o něm začít přemýšlet

Největší výhody fakturačních systémů spočívají v automatizaci. Automatizaci vyplňování fakturačních údajů z databáze kontaktů a vystavování opakovaných faktur, které navíc účetní software zvládne sám odeslat plátci. Automaticky kontroluje i splatnost jednotlivých dokladů, díky čemuž si udržíte přehled o všech dlužnících, jež můžete přímo prostřednictvím fakturačního systému hned kontaktovat.

Fakturační systém pro vás připraví i automatizované souhrny příjmů a výdajů nebo prozradí aktuální stav zásob na skladě. S tím souvisí také automatické vytváření a odesílání faktur při objednávce z eshopu, které ušetří spoustu papírování i času.

fakturační systémy na zakázku

Výhody fakturačního systému oceníte zejména v situaci, kdy měsíčně vystavujete větší množství faktur či daňových dokladů. Budete mít k dispozici přehledné podklady pro podání daňového přiznání a zredukujete množství potenciálních chyb, které se mohou stát například při práci s DPH.

Mezi další výhody fakturačních systémů patří:

  • možnost napojení na podnikové informační systémy (IS),
  • napojení na EET pokladny,
  • spárování s bankovním účtem,
  • export databáze klientů, vytvořených ceníků apod.,
  • snadné fakturování do zahraničí a práce s cizími měnami,
  • sdílený přístup pro více uživatelů, kteří mohou faktury vytvářet,
  • možnost správy více subjektů najednou z jednoho prostředí.

Používání systému pro správu faktur je zkrátka první krok na cestě za efektivnějším podnikáním a současně příležitost pro ušetření spousty hodin strávených nad papírováním. Mnoho z nich je přitom v základní verzi dostupných zdarma, takže si je můžete vyzkoušet na vlastní kůži. V případě větších firem a společností je ovšem na místě přemýšlet o možnosti vytvoření fakturačního systému na míru.

Předplacené fakturační systémy vs. řešení na míru

Příkladem populárních fakturačních systémů, jež nabízejí i bezplatný program je iDoklad. iDoklad je k dispozici online a nabídne přívětivé uživatelské rozhraní, které si snadno osvojí i začínající podnikatel. Mezi další populární systémy patří:

  • Vyfakturuj,
  • Fakturoid,
  • mPohoda,
  • iÚčto,
  • Fapi.

Fakturační systém vytvořený na míru neboli na zakázku nabídne všechny výše uvedené vlastnosti, avšak přizpůsobené vašim interním procesům. Sami si tak vyberete funkce, které jsou pro vás užitečné a bez kterých se obejdete. Může se jednat například o zajištění pravidelných záloh, podporu elektronického podpisu, umožnění práce offline a podobně.

Neexistují zde v podstatě žádné limity. Jedná se o stejnou problematiku, jako v případě dilema WordPress vs. web na míru. WordPress stejně jako předplacené fakturační systémy uspokojí většinu uživatelů, nemůžete je však ohýbat do nekonečna. Nemluvě o bezpečnostním riziku a omezené možnosti spolupráce mezi jednotlivými firemními systémy.

Tvorba fakturačního systému na míru je spojena s API vytvořenými na míru, díky kterým jej můžete integrovat například do firemního CMS nebo informačního systému. Uživatelské rozhraní pak lze navrhnout tak, aby odpovídalo prostředí, na které jste vy i vaši pracovníci zvyklí, tudíž pro vás bude přecházení mezi jednotlivými systémy mnohem pohodlnější.

Moderní technologie navíc umožňují fakturační systém na zakázku tvořit úplně od píky podle vašich představ a za méně peněz. Nemusíte tedy nutně stavět na předpřipraveném řešení, které někteří dodavatelé nabízejí jako základ, na nějž dále „nabalují“ systém přímo pro vás.  Pokud máte o tvorbu fakturačního systému zájem, tak nás neváhejte kontaktovat. Rádi vaši představu prodiskutujeme a pomůžeme s realizací vhodného řešení.
 


Potřebujete poradit?