background design element dropbackground design element dropbackground design element drop

Proč do firmy zavést cloudový docházkový systém?


Barbora Koďousková
Aktualizováno:24.11.2020· 6 min. čtení
Facebook iconTwitter iconLinkedIn icon

Jednadvacáté století je typické vzrůstem popularity dotykových zařízení a rozvojem či vznikem nových technologií. I přesto se však řada firem, škol a organizací stále brání pokroku a potenciál technologického boomu využívá pouze minimálně. Jedním příkladem za všechny může být tradiční papírová docházka, kterou může pohodlně nahradit elektronický docházkový systém. Proč docházkový systém do firmy zavést a jaké výhody vám může přinést?

Co je docházkový systém a jak může pomoct vašemu podnikání?

Chytrý docházkový systém patří mezi základní prostředky digitalizace či digitální transformace, kterými si budou muset dříve či později projít všechny malé, střední i velké firmy. Slouží jako efektivní náhrada za píchačky, docházkové sešity nebo knihy. Eliminuje potřebu ručního zapisování příchodů, odchodů a přestávek během pracovní směny. Usnadňuje také vyhodnocování docházky a plánování směn, díky čemuž šetří čas i peníze.

Zaměstnanci se do docházkového systému typicky přihlašují prostřednictvím speciálních čipů (například NFC), biometrickými údaji (otisk prstu, sken obličeje) nebo spuštěním webové a mobilní aplikace. Nadřízení pracovníci tak mají okamžitý přehled o volných kapacitách i projektech, na kterých jednotlivci pracují.

cloudový docházkový systém

Docházkové systémy dále umožňují plánování individuálních směn a volné kapacity přizpůsobují konkrétním úvazkům, přiřazeným různým zaměstnancům. Zohledňují se ku příkladu kolektivní smlouvy nebo infrastruktura firmy. Každému z pracovníků jsou přiřazena přístupová práva podle hierarchie, přičemž se mohou kdykoli podívat na aktualizované údaje, které mohou ke své práci potřebovat.

S využitím mobilních aplikací nebo IoT produktů můžete monitorovat i zaměstnance, jež nepracují přímo z budovy – například v případech homeoffice. Zefektivňuje se tak firemní a týmová workflow, jelikož každý z jeho členů vždy ví, kdo je momentálně dostupný a může spolupracovat na vykonávaných projektech.

Výhody chytrého docházkového systému

Docházkové systémy tedy napomáhají efektivnějšímu řízení lidských zdrojů (HR). Oproti tradiční docházce přitom neslouží pouze k záznamu a analytice. Můžete je využít i ke správě školení, firemních vozů a přehledně monitorovat vzdálená střediska nebo pobočky firmy.

Systémy automatizují řadu firemních procesů, jako jsou například pauzy na oběd. Na základě předchozího nastavení, tak můžete zaměstnance upozorňovat na čas přestávky. Aplikace se zde typicky kombinují s produkty IoT, které slouží jako zdroj informací o efektivitě pracovních procesů, čehož můžete využít k jejich vylepšení.

V případě online systému docházkový systém též umožňuje vzdálené ovládání a export dat. Ke všem potřebným informacím se můžete dostat takřka odkudkoli, ať už prostřednictvím mobilního zařízení nebo počítače. Docházkový systém můžete napojit i na své další systémy, například účetní, čímž si ušetříte spoustu času zejména v otázce výplat.

Současně máte vždy po ruce všechny údaje o zaměstnancích, které zadáte do firemního informačního systému. Automatizace a naznačené propojení snižuje chybovost, která je typická zejména pro ruční zpracování dat. Veškerý obsah je přitom uzpůsoben aktuální legislativě.

Výhody docházkových systémů lze shrnout do následujících bodů:

  • automatizace přípravy dat pro mzdové systémy,
  • snazší plánování směn,
  • přehled nad všemi středisky z jednoho místa,
  • přiřazení pružné pracovní doby jednotlivým zaměstnancům nebo oddělením,
  • automatické hlídání a přiřazování příplatků, přesčasů, stravenek a benefitů,
  • ucelený přehled o době trvání pauzy,
  • využívání dat z dalších informačních systémů,
  • propojení s mobilní aplikací,
  • vzdálený přístup odkudkoli.

Proč zvolit cloudový docházkový systém?

Zmíněný proces digitální transformace je postaven na třech základních pilířích – umělé inteligenci, cloudu a Internetu věcí. Pokud tedy o implementaci docházkového systému reálně uvažujete, pak byste měli rozhodně zvážit takzvaný cloudový docházkový systém.

Cloudový docházkový systém využívá všech výhod této technologie, mezi něž patří:

  • úspora na nákladech oproti nákupu vlastních serverů,
  • kontrola docházky v reálném čase,
  • práce vždy pouze s aktuálními daty,
  • technická podpora jako součást řešení,
  • prostor pro další růst firmy.

Software postavený na cloudu je vždy aktuální, nemusíte tak již řešit složitou aktualizaci docházkového systému na jednotlivých zařízeních. Vždy přitom platíte pouze za prostředky, které skutečně využíváte, přičemž je můžete doslova na několik kliknutí přizpůsobit aktuálním potřebám. Cloudový docházkový systém také usnadňuje budování nových poboček či jejich přesun.

Vyplatí se vám tvorba docházkového systému na zakázku?

Při výběru konkrétní možnosti realizace můžete vybírat z celé řady krabicových řešení. Pokud ovšem hledáte něco navíc, zvažte tvorbu docházkového systému na míru. Prostřednictvím vlastního vývoje získáte systém, který bude přizpůsoben vzhledu i principům fungování zbytku IS, a to nejen z hlediska uživatelského rozhraní, ale i podoby exportů a podobně.

Docházkový systém na zakázku je rovněž oproštěn od všech zbytečností, které vaše firma nevyužije. Jejich používání je proto pohodlnější a s rychlejší odezvou. S moderními vývojovými technologiemi může navíc jejich tvorba ve výsledku vyjít levněji než řešení, které není od počátků vyvíjeno pro konkrétní firemní účely. Pokud máte o tvorbu docházkového systému zájem, tak nás neváhejte kontaktovat. Rádi s vámi probereme všechny možnosti a postaráme se o kompletní realizaci.
 


Potřebujete poradit?