Co je digitální transformace a digitalizace firem?

Počítače a moderní technologie již dlouho nejsou pouhou zálibou skupiny několika geeků nebo starostí firemního IT oddělení. Jejich integrace do každodenního pracovního i osobního života v posledním desetiletí vyústila až v nutnost digitalizace a digitální transformace firem, jež mohou mít zásadní vliv na prosperitu podnikání, co to ale znamená?

Digitální transformace firem: další buzzword, nebo přirozený vývoj?

Digitalizace, či dokonce digitální transformace jsou dalším vývojovým stádiem, úzce souvisejícím s výše nastíněným vzrůstajícím vlivem produktů informačních a komunikačních technologií. Jen skutečně malé procento by dnes k vyhledání telefonního čísla pro rezervaci místa v restauraci využilo Zlatých stránek namísto Googlu. Stejně tak spíš využijete e-mail, Messenger nebo WhatsApp než klasické dopisy a SMS zprávy. Proč tomu tak je?

Analogová (klasická) forma dnes už zkrátka nefrčí. Moderní přístupy a nástroje jsou rychlejší, snazší a levnější – prostě efektivnější. Bylo tedy jen otázkou času, kdy se digitalizace firem z původní výhody stane zásadou.

Samotná digitalizace ani využívání moderních technologií či techniky v podnikání nejsou žádnou novinkou. Je ovšem třeba nezaspat a vnímat aktuální trendy, které mají potenciál firmu posunout na další úroveň. Mladší ročníky pak v mnoha případech práci s nimi doslova vyžadují.

Dnešní děti se již takřka rodí se smartphonem nebo tabletem v ruce a jsou tedy přesným opakem generace nejstarší, která techniku mnohdy vnímá jako komplikaci jejích dosavadních, zažitých postupů. Takový přístup však může mnohdy celý proces digitální transformace zkomplikovat, ne-li přímo zastavit, protože nakoupená technika, jakkoli výkonná a inovativní, sama o sobě nic nezmůže.

Stále tedy zůstává v popředí lidský faktor. Je proto důležité mezi oběma názory najít kompromis a ukázat odpůrcům modernizace přínos, který může například umělá inteligence, pro firmu znamenat.

Digitalizace, digitální transformace firmy a průmysl 4.0

Předchozí odstavce již zmínily pojmy jako digitalizace a digitální transformace firmy, pojďme si nyní přiblížit, co tyto výrazy znamenají. Oba jsou součástí takzvaného průmyslu. Čtvrté průmyslové revoluce jejímž výsledkem by měla být maximalizace efektivity veškerých procesů v menších i větších firmách, stejně jako v korporacích.

Průmysl 4.0 je spojován s chytrými továrnami, robotizací, automatizací a lepší analýzou pracovních výkonů. Digitalizace i digitální transformace jsou potom jeho nástroji, skládající se z malých krůčků vedoucí až k digitální budoucnosti. Budoucnosti, kde již nebude třeba tolik fyzické práce produkované lidmi a která zjednoduší běžné, opakované procesy.

Digitalizací je v obecné rovině myšlen přesun z analogové podoby do digitální. Příkladem z běžného života může být přechod od klasické analogové fotografie (vyvolávání 35mm filmů) k digitální fotografii nebo tvorba digitálních dokumentů s využitím počítače namísto psacího stroje. To jsou ovšem pouze první krůčky na cestě za skutečnou digitalizací firmy a její digitální transformací.

Pojem digitální transformace označuje komplexní přeměnu, jejímž výsledkem je digitální firma. Digitální firma, která moderním přístupem nahlíží na všechny interní i externí procesy, naplno využívá dostupných technologií (například rozšířené reality - AR) a snaží se usnadnit život nejen sobě, ale i zákazníkům či pracovníkům. Úspěch celého snažení je ovšem přímo závislý na ochotě a přístupu jednotlivců.

Digitalizace firem a big data

Digitalizace firem tedy vychází ze snahy o zeefektivnění a eliminaci zbytečně komplikovaných procesů nebo činností. V mnoha případech ovšem končí u přechodu z papírové formy dokumentů do digitální podoby. Například skenováním faktur. Takovému přístupu uniká skutečná podstata digitalizace, respektive vypovídá o určité formě neinformovanosti o možnostech, jež mohou technika a moderní technologie přinést.

Digitalizace by ve firmách neměla probíhat v podobě modernizace jediného procesu, nýbrž na všech zařízeních a ve všech procesech. Myšlenka digitální firmy tak v podstatě nepočítá s žádnými daty umístěnými na fyzickém papíře. Nestačí se tedy ukolébat myšlenkou „používáme e-mail, skenujeme faktury, jsme digitální“. I tyto malé kroky sice do jisté míry řadu činností usnadňují ani zdaleka však nenaplňují skutečný potenciál růstu.

Nastíněný rozsah digitalizace firmy vypovídá o určité nutnosti promyšlení celé situace tak, aby se dotkla co možná největšího počtu sfér. Stejně tak je ovšem nutné zamyslet se nad tím, zda je digitalizace v některých oblastech skutečně potřeba a přinese očekávaný výsledek. Před započetím cesty za digitální transformací podnikání je proto nutné ustanovit si jasnou vizi.

Digitální firma by měla být:

• flexibilní – díky prostředkům informačních a komunikačních technologií by se měla firma bez problémů přizpůsobit jakékoli situaci,
• agilní – schopna reagovat na rychle přicházející podněty a určovat priority zpracování,
• postavena na datech – veškerá činnost by měla být podrobně analyzována a vyhodnocována tak, aby se mohla firma stále zlepšovat a zefektivňovat jednotlivé procesy.

V popředí zájmu by pak měl zůstat zákazník a jeho zkušenost s produktem či službou. S tím souvisejí takzvaná big data, což je soubor informací o chování klienta, jeho preferencích a hlavním předmětu zájmu. Vyhodnocením „velkých dat“ (big data) firmy získávají prostředek pro předvídání dalšího vývoje poptávky či utváření nabídek na míru. Současně se jejich prostřednictvím vedení dozvídá více o efektivitě jednotlivých oddělení.

Cloud, umělá inteligence (AI) a IoT – tři základní pilíře digitální transformace

Digitalizace firem je především o zavádění nových technologií, které modernizují stávající procesy. Mezi tyto technologie patří cloud, umělá inteligence a Internet of Things (IoT). Všechny tři mají potenciál pro další růst firmy a ulehčení práce zaměstnancům.

Přechod z klasické infrastruktury do cloudu přináší možnost většího výpočetního výkonu, úsporu peněz za původní desktopový software a přístup k datům odkudkoli, z jakéhokoli zařízení.

Umělá inteligence (AI) zase utváří základ pokročilé analýzy veškerých dat (včetně big data). Dokáže rychle zpracovat obrovské množství informací a vyhodnotit například zmíněné očekávané chování zákazníků v následujících měsících. Současně může prostřednictvím chatbota usnadnit komunikaci se zákazníkem či automatizovat každodenní rutiny.

Původní skenování dokumentů se tímto způsobem může proměnit v automatický proces, který bez nutnosti lidského dohledu analyzuje fakturu, která došla na e-mail, rozpozná její obsah a připraví podklady pro platební příkaz.

Myšlenka IoT je postavena na takzvaných chytrých zařízeních, mezi které patří například Apple Watch a další nositelná elektronika. Prostřednictvím jejich snímačů a čipů se opět nabízí prostor pro další analýzu a zefektivnění procesů i mimo kancelář.

IoT přitom sekunduje software (aplikace) utvářený na míru konkrétnímu záměru. Taková aplikace, typicky v PWA formě, může například usnadnit správu využívání firemních aut.

Cloud, umělá inteligence a IoT však nejsou jedinými stupni, kterými by měla firma v rámci své digitalizace projít. Základem všeho je dnes bezpochyby responzivní web, CRM a alespoň částečná automatizace základních procesů, ke které nemusí být vždy nutná AI. 

Výhody digitální transformace aneb proč zvolit tuto cestu

Výhody digitální transformace či digitalizace firmy již částečně vyplývají z předchozích odstavců. Pojďme je ovšem pro přehlednost ještě jednou shrnout do několika bodů:

• vyšší efektivita práce,
• flexibilita,
• prostor pro zisk nových zákazníků,
• otevření nových komunikačních kanálů,
• eliminace opakované či fyzicky náročné práce,
• udržitelný rozvoj firmy,
• usnadnění a zrychlení rozhodování.

Význam a kladný přínos digitalizace firem potvrzuje celá řada výzkumů. Ten od Microsoftu u společností, které digitální transformací prošly zaznamenal 12% nárůst produktivních zaměstnanců, 20% nárůst inovativních snah zaměstnanců a 35% vzrůst strategických návrhů. Z toho vyplývá celkové zlepšení motivace zaměstnanců a s tím i úspěšnosti jejich činnosti.

Rizika digitalizace a digitální transformace firem

Všechno má ovšem i svou stinnou stránku. S růstem množství digitálních dat a manipulace s nimi mimo firmu vzniká vyšší bezpečnostní riziko. Bezpečnostní riziko, které je v mnoha případech předmětem kritiky cloudových řešení, stejně jako přístupu „BYOD“ čili práce na vlastních zařízeních – počítačích a podobně. Nedostatečné zabezpečení totiž může vést k napadení celé infrastruktury a zneužití dat.

Je tedy důležité tato rizika nepodceňovat a pečlivě celou strukturu promyslet. Digitalizace firmy by se proto neměla uspěchat a měla by vzniknout na základě konzultace s kvalifikovaným partnerem, jenž na základě zkušeností dokáže navrhnout vhodné, bezpečné řešení.

Jak se na digitalizaci a digitální transformaci firmy připravit

Základem digitální transformace i digitalizace firmy je tedy promyšlený koncept. Tomuto konceptu by měl věřit nejen manažer, který jej má pravděpodobně na starosti, ale i vedení firmy, jež by mělo jít ostatním příkladem. Zásadní je ovšem edukace či školení pro všechny zaměstnance, které odstraní veškeré případné pochybnosti a motivuje pracovníky ke spolupráci v rámci zavádění inovací.

Tato edukace může sloužit například jako nástroj pro odstranění mýtů o umělé inteligenci, kde stále převládá představa o tom, že nahradí lidský faktor. Ta je ovšem zcela zcestná, jelikož smyslem AI není práci brát, nýbrž ji usnadnit a napomoci dalšímu růstu firmy.

Ve firmách, které školení, případně zřízení technické podpory nepodceňují pak zaměstnanci mnohdy přicházejí s vlastními nápady na vylepšení, návrhy na aplikace či automatizaci. Příkladem může být samotný Google, kde díky iniciativě zaměstnanců vznikl třeba Gmail.

S digitalizací firmy by mělo dojít také k přeměně firemní kultury, jež by se měla stát rovněž digitální. Pokud se zaměstnanci zvládnou adaptovat a přijmou nabízené změny, začnou mít pocit, že jejich práce má smysl. Stává se tak pro ně zábavou a ne pouze osmihodinovou povinností, kterou si musí odsedět v kanceláři, aby se následně mohli věnovat svým koníčkům. Vyšší spokojenost z práce dál vede ke kvalitnější činnosti a samostatnosti.

Jak digitalizace firmy probíhá

Pokud jste se již rozhodli a chcete digitální transformaci započít i ve vaší firmě, není nic jednoduššího, než využít naší bezplatné konzultace, kde společně probereme váš záměr a navrhneme první kroky. Před samotnou implementací a nasazením důkladně analyzujeme vaši firmu a stávající procesy, na základě čehož navrhneme konkrétní řešení, jež se stanou reálným zadáním projektu.