Co je ECM systém a proč ho nasadit do podniku?

Informační tok má zásadní vliv na efektivitu práce i prosperitu většiny podniků. Existuje proto řada nástrojů, které vám mohou správu podnikových informací ulehčit a udělat ji transparentnější. Jedním z takových nástrojů jsou ECM systémy, co mohou nabídnout a proč je do podniku nasadit?

Co je ECM systém?

ECM (Enterprise Content Management) systém je podnikový informační systém, který má za úkol efektivně spravovat veškeré podnikové informace. Má tedy na starosti řízení životního cyklu jednotlivých typů dokumentů – od prvotního vytvoření, přes bezpečnost až po archivaci.

Systémy pro správu obsahu podniku pracují se strukturovanými i nestrukturovanými daty a fyzickou i digitální formou dokumentů. Strukturovanými daty jsou myšleny veškeré soubory dat, které umožňují vyhledávání informací (například databáze). Nestrukturovanými pak dokumenty, e-maily, smlouvy nebo nabídky.

Architekturu ECM systému lze rozdělit na následující segmenty:

• zisk dokumentu (digitálně nebo skenem s využitím OCR),
• správa dokumentu a jeho zabezpečení,
• distribuce a sdílení dokumentu mezi pracovníky,
• ukládání a uchování (archivace) dokumentu.

ECM systémy navazují na procesy správy obsahu podniku a jsou vyvíjeny v souladu se strategiemi či pravidly pro nakládání s nimi. Data jsou již při úvodním zisku indexována a prostřednictvím automatizace připravena na další použití. Systémy jsou tak příslovečným mostem mezi správou dokumentu, CMS a managementem znalostí.

Využití ECM systémů

Hlavní využití ECM systémů tedy spočívá v editaci a sdílení dat či automatizovaném řízení interních procesů (schvalování, archivace apod.). Znatelně tedy zrychlují a s tím i zefektivňují workflow standardně zpracovávaných dokumentů. Systém je schopen řešit i velmi specifické požadavky typické pro dané odvětví.

Například v bankovnictví procesy související s žádostmi o založení účtu nebo kreditních karet. Stejně tak bude transparentnější zřizování úvěrů a informace o stavu účtu. Ve výrobě se pak ECM systémy mohou postarat například o distribuci výkresů či technické dokumentace.

Proč ve firmě nasadit ECM systém?

Hlavním důvodem, proč ECM ve firmě nasadit, je zrychlení procesu zpracování a snížení chybovosti, typické pro ruční práci s dokumenty. Další výhodou může být propojení na další informační systémy podniku, které vám zajistí přístup ke všem potřebným informacím z jednoho místa. ECM systémy navíc usnadňují práci s daty v kontextu GDPR.

Na trhu můžete narazit na řadu předpřipravených řešení, které do značné míry splní všechny požadavky, které na ECM systém kladete. Maximálního přizpůsobení interním procesům však dosáhnete pouze ve chvíli, kdy si necháte systém pro správu podnikového obsahu vytvořit na míru. Pokud o takové tvorbě uvažujete, tak nás neváhejte kontaktovat. Rádi se postaráme o celou realizaci.